MASURI  DE  REDUCERE  A  RISIPEI  HARTIEI  DE  BIROU

1. Masuri de prevenire a consumului de hartie:

– documentele se vor  multiplica in mai multe exemplare doar cand este neaparata nevoie

– se vor printa doar documentele necesare

-hartiile printate, care nu mai sunt folositoare, pot fi folosite ca si ciorne, daca verso-ul lor nu a fost scris

– se va utiliza pe cat posibil transmiterea informatiilor in format electronic (e-mail, stick de memorie, hard-disk extern etc) in locul transmiterii in format tiparit;

-prin folosirea digitalizarii este eficientizat procesul de corespondenta, astfel este mai rapid procesul de analiza si aprobare a fluxului de documente

– implementarea unui sistem de management al documentelor care sa transforme munti da hartie in fisiere digitale care pot fi accesate oricand ( calculator, hard-disk extern, stick de memorie, server etc )

– se va incerca pe cat posibil implementarea semnaturii electronice pentru a semna si transmite documente in format electronic, fiecare din documentele semnate electronic beneficiaza de garantia autenticitatii, integritatii si non-repudierii in instanta, inclusiv transmiterea si arhivarea documentelor in mod sigur si efecient;

– se poate insera la sfarsitul fiecarui e-mail trimis un mesaj scurt prin care sa se tipareasca doar ce e cu adevarat important

-avand in vedere ierarhia deseurilor, inainte de a fi colectate in vederea reciclarii, hartiile inutile pot fi reutilizate ( ex: impachetat obiecte etc )

-avand in vedere ierarhia deseurilor se recomanda folosirea plicurilor de plastic, reutilizabile, in locul pliciurilor A4 si A5 fabricate din hartie

• Masuri de reducere a consumului de hartie

– se va printa, pe cat posibil de mult, fata-verso

– se va alege o formatare adecvata ( tipul si marimea fontului, marimea antetului/subsolului, reducerea spatiilor dintre randuri, micsorarea marginilor unei pagini etc) pentru a reduce consumul de hartie

– se va verifica textul/ documentul care urmeaza sa fie tiparit d.p.d.v. al formei, continutului, ortografiei etc inainte de a fi printat, pentru a se evita o noua tiparire;

– pentru documentele in ciorna, machete, draft-uri etc, pentru a fi verificate, se va prefera transmiterea acestora pe email sau pe stick de memorie etc. In locul transmiterii pe format de hartie;

– pentru insemnarile personale e recomandat sa se foloseasca caiete, agende etc pentru a se evita risipirea hartiei pentru copiator;

–pentru comunicarea in echipa sau comunicarea interna/externa nu se va folosi hartia, ci mijloace moderne, cum ar fi facilitati de chat, video conferinta si telefonie; la sedinte pot fi folosite tablete sau laptopuri, pentru notite

•  Masuri de colectare selectiva a deseurilor de hartie:

– hartie care nu mai este folositoare trebuie tocata, daca se poate, intr-un distrugator de hartii. Orice document oficial care nu mai este folositor se distruge

–  in scopul colectarii separate a hartiei, se va depozita in recipientul (cos plastic) de culoare albastra, avand un volum suficient pentru colectarea hartiei utilizate si care nu mai poate fi refolosita

–plasarea unui recipient pentru reciclarea hartiei langa fiecare imprimanta, copiator, fax, a.i. sa se poata depozita hartia inutila in el

-inainte de depunerea in cosul de plastic albastru, se va verifica hartia sa fie curatata de benzi adezive, capse, agrafe de birou, sine metalice etc si sa nu fie contaminata cu uleiuri, vopsele sau alte subsante chimice

FIECARE  PERSOANA   ESTE  RESPONSABILA PENTRU  REDUCEREA  CONSUMULUI  DE  HARTIE